Макросы в Microsoft Excel

Одна из примечательнейших функций в табличном редакторе Microsoft Excel – это макросы, средство записи последовательностей пользовательских действий, которые впоследствии можно повторить и применить к выбранным при записи или другим ячейкам. И автоматизировать таким образом множество рутинных операций, на которые, если таблица большая, может уйти просто масса времени. Макросы можно использовать для запуска разных операций на ленте меню Excel, операций сохранения, импорта-экспорта данных, смежных операций с другими приложениями MS Office и пр. Давайте же подробнее узнаем про макросы в Excel.

Макросы в Microsoft Excel

Итак, макросы в Excel – это запись определённой последовательности действий пользователя в табличном редакторе для автоматического выполнения этих же действий уже в дальнейшем. Работа макросов в Excel базируется на инструменте программирования Visual Basic для приложений VBA. А действия пользователей, которые можно автоматизировать с помощью макросов, могут быть разные. Это ввод данных в ячейки, выбор конкретных ячеек, строк или столбцов. Это запуск операций в ленте меню Excel, особенно макросы эффективны еще в применении к операциям форматирования. Это вставка диаграмм, рисунков, иллюстраций и прочих объектов. Это импорт разных данных, например, из Microsoft Access или SQL Server. Это сохранение и экспорт таблицы в определённые форматы файлов, например, в PDF или CSV. Единожды записав последовательность определённых действий, можно потом автоматически запускать эти же действия и для других ячеек, других данных, в отношении других таблиц или файлов Excel. А поскольку Visual Basic для приложений VBA поддерживают и другие приложения Microsoft Office, то в числе записываемых макросами операций могут быть и такие, что взаимодействуют с другими приложениями Microsoft Office. Можно, например, записать макрос открытия таблицы в Microsoft Outlook для отправки по почте.

При записи макроса, чтобы он впоследствии корректно срабатывал, необходимо выполнять все действия чётко и корректно, не выходя за рамки Excel (и других приложений Microsoft Office, если в число записываемых действий включаются их операции).

В современных приложениях Microsoft Excel инструменты макросов добавлены во вкладку «Вид». Здесь можно запускать и останавливать создание макросов, и можно открыть окошко макросов для их выполнения или управления ими.

А если у вас в приложении Excel во вкладке «Вид» нет инструментов макроса, то жмите «Файл – Параметры». В параметрах приложения кликните «Настроить ленту» и установите галочку ленты «Разработчик». По итогу нажмите «Ок».

И ищите инструменты макросов в активированной ленте меню «Разработчик».

Впоследствии, если работа с макросами будет уже активной, их операции можно добавить и на панель быстрого доступа. Помимо этого, открыть окно управления макросами можно ещё и горячими клавишами Alt+F8.

Давайте рассмотрим, как создать и применить макрос на простейшем примере записи форматирующих операций для ячеек таблицы Excel.

Как создать макрос в Excel

Если при записи макроса произвести над одной ячейкой таблицы определённые операции форматирования – установить нужный формат для данных, нужный стиль, цвет, шрифт, жирное или курсивное начертание, выравнивание текста и т.п., потом можно применять всю подборку форматирующих операций к любым указанным ячейкам, в любой таблице и в любом документе Excel.

Но важно: при записи макроса в таком случае нам уже нельзя переключаться с оперируемой ячейки на другие до момента остановки записи. Иначе запись макроса воспримет переключение на другую ячейку как последовательность действий с конкретными ячейками, и тогда макрос будет работать только в отношении участвующих в записи ячеек конкретной таблицы.

Для примера есть таблица Excel с данными рейтинга браузеров. Чтобы зрительно выделить долю рынка только интересующих нас десктопных браузеров, давайте применим к их ячейкам какое-нибудь из витиеватых оформлений. Кликнем на одну из ячеек таблицы. Запускаем запись макроса.

В форме для записи макроса даём ему имя. Можно обратить внимание на опцию назначения горячих клавиш для него. И если вы будете активно пользоваться в дальнейшем конкретно этим макросом, тогда можно назначить любую удобную вам строчную или прописную букву, которая будет использоваться в сочетании с клавишей Ctrl. По итогу, нажимаем «Ок».

Запись макроса пошла. Применим к ячейке форматирование и зададим стиль.

Применим жирный шрифт, применим эффект текста против часовой стрелки. И в принципе можем применить любые другие форматирующие операции.

После этого, не переключаясь ни на какую другую ячейку, останавливаем запись макроса.

Как выполнить макрос в Excel

Теперь давайте применим этот макрос. Для этого, выбираем ячейки, к которым хотим применить записанные в макросе операции форматирования.

Запустим окошко управления макросами (либо жмём клавиши Alt+F8). Выберем наш макрос, жмём «Выполнить».

И в мгновение ока записанные в макросе операции будут сразу же применены ко всем выделенным ячейкам таблицы.

Особенности макросов Excel с другими действиями

По рассмотренному принципу можно записывать макросы для любых действий в Excel. Но нужно понимать, что макросы — это всё же топорное и примитивное программирование. Записанная определённая последовательность из действий будет применяться только в определённых и конкретных условиях. Т.е., если мы запишем, например последовательность действий для нескольких ячеек, тогда макрос будет работать только для них и только в исходной таблице. Или другой пример – сохранение таблицы в определённом формате, макрос будет работать только по указанному пути сохранения на диске компьютера.

Сохранение файла Excel с макросами

Чтобы записанные макросы были доступными в дальнейшем в исходном файле Excel и других, исходный файл нужно сохранять как книгу Excel и с поддержкой макросов. Для этого, нажимаем «Файл – Сохранить как».

Указываем путь сохранения.

В типе сохраняемого файла выбираем «Книга Excel с поддержкой макросов».

Если у вас остались вопросы, оставляйте их в комментариях ниже. А пока пока.

Оцените статью
Информационный ресурс для любителей компьютеров и IT технологий